Domicilier son entreprise individuelle ou sa société
Guide pratique pour vous expliquer ce qu'est la domiciliation commerciale, pourquoi et où domicilier son entreprise, et quels sont les services associés.
Qu'est-ce que la domiciliation commerciale et pourquoi domicilier son entreprise ? Synonyme de domiciliation d'entreprise, c'est par définition l'attribution d'une adresse postale à l'entreprise par l'entrepreneur. Toute entreprise, qu'elle soit individuelle ou sous forme de société, doit avoir un domicile fixe, c'est-à-dire un lieu faisant office de siège social pour la réception des courriers administratifs et commerciaux. D'ailleurs, la domiciliation est obligatoire pour créer et immatriculer son entreprise ou déclarer un transfert de siège social auprès du Centre des Formalités des Entreprises (CFE), et l'adresse fait aussi partie des mentions obligatoires des statuts de création d'entreprise. D'autre part, si cette adresse permet de recevoir des clients, l'entrepreneur pourra l'indiquer sur ses cartes de visite et sur ses supports de prospection : annuaires, site internet, catalogues, publicité, etc.
Où peut-on domicilier son entreprise ? Lorsqu'il s'agit d'une entreprise individuelle, la domicilier chez soi, c'est-à-dire dans son local d'habitation, à son adresse personnelle est envisageable pour l'entrepreneur (même pour l'auto-entrepreneur), à condition que le bail, le réglement de copropriété ou d'urbanisme le permettent. Pour une société, la domiciliation au domicile personnel n'est possible qu'à l'adresse du gérant et pour une durée maximale de 5 ans.
Sinon, toute entreprise peut, quelle que soit sa forme juridique (EI, EURL, SA, SARL...) louer un local commercial ou professionnel (par exemple un bureau) pour se domicilier.
Si ces deux premières solutions ne lui conviennent pas, l'entrepreneur ne peut pas se dépanner avec une boîte postale. Celle-ci ne peut pas faire office de domiciliation pour une entreprise, ni même d'ailleurs pour un particulier car ce n'est, comme son nom l'indique, qu'une boîte aux lettres qu'un bureau de poste peut mettre à la disposition d'une personne physique ou morale ayant déjà une adresse de domiciliation. En effet, lorsqu'un expéditeur veut envoyer un courrier à un destinataire qui utilise une boîte postale, il doit indiquer en plus de l'adresse du destinataire les deux lettres "BP" suivi du numéro de la boîte. Cette notation permet au courrier, dès son arrivée au bureau de poste, d'être livré directement dans la boîte postale portant le numéro de BP correspondant au lieu d'être transmis au facteur pour la distribution. Le seul avantage d'une boîte postale est donc de pouvoir récupérer le courrier très tôt le matin avant la tournée du facteur en allant au bureau de poste aux horaires d'ouverture.
La 3ème solution pour domicilier son entreprise individuelle ou sa société est de faire appel, comme beaucoup d'entreprises, à une entreprise de domiciliation commerciale. Les sociétés de domiciliation se trouvent surtout dans les grandes villes à proximité des zones commerciales ou dans les quartiers et centres d'affaires, et se présentent comme des agences.
Elles sont agrées par leur préfecture pour domicilier d'autres entreprises à leur adresse et mettre à la disposition de leurs domiciliés une pièce permettant la confidentialité, l'organisation de réunion et la conservation des documents comptables. L'agence de domiciliation remet le courrier au domicilié sur demande ou lui met à sa disposition une boite aux lettres prévue à cet effet.
L'agence établit au futur domicilié un contrat de domiciliation écrit, d'une durée minimum de 3 mois et renouvelable par tacite reconduction. Un dépôt de garantie peut être demandé. À la signature du contrat, l'entreprise de domicilation devient son domiciliataire. Le domicilié doit présenter ce contrat au CFE lors de sa demande d'immatriculation ou de changement d'adresse. L'adresse du domiciliataire doit ensuite figurer comme adresse de siège social sur le kbis et les documents commerciaux comme les devis et factures.
Un conseil : choisissez de préférence une agence de domiciliation qui ne se trouve pas très loin de votre domicile personnel car comme vous allez devoir passer régulièrement à l'agence pour récupérer votre courrier ou y faire vos propres travaux administratifs, vous avez intérêt à réduire au maximum le temps de trajet pour vous y rendre et à éviter de gaspiller inutilement les frais de déplacement.
En plus du service minimal de domiciliation et de réception de courrier normal ou recommandé, l'agence peut proposer aux entreprises domiciliées une multitude de services complémentaires tarifés qui pourraient être utiles à leurs activités.
Elle peut par exemple accepter de recevoir les colis et de les garder, réexpédier le courrier vers l'adresse personnelle du domicilié moyennant des frais supplémentaires. Elle peut également vous proposer des services de secrétariat :
- Avec sa vitesse de frappe impressionnante au clavier et sa maîtrise des logiciels bureautiques comme Word, Excel et PowerPoint, la secrétaire de l'agence est douée pour établir en urgence des documents administratifs, des comptes-rendus de reporting, ou des tableaux de données. Elle imprime pour vous les documents dactylographiés.
- De plus, ayant une bonne élocution au téléphone et habituée aux relations clients, elle peut assurer l'accueil téléphonique à votre place. À la réception des appels, elle peut, selon vos options de permanence téléphonique choisies, donner une réponse simple ou personnalisée, voire transférer les appels vers votre numéro de téléphone fixe ou portable. Si vous souhaitez avoir un numéro de téléphone fixe dédié, elle peut vous proposer la domiciliation téléphonique, c'est-à-dire héberger votre ligne téléphonique dans l'agence et assurer le standart téléphonique pour vous.
Sachant que la domiciliation commerciale est une des conditions de la constitution d'entreprise, l'agence peut à cette occasion et en même temps que la réalisation de votre démarche de domiciliation vous porter assistance juridiquement dans l'accomplissement de vos formalités de création d'entreprise. Pour vous aider à concrétiser votre projet, elle peut vous donner des conseils et vous aider à remplir le formulaire de création d'entreprise, à rédiger les statuts, l'annonce légale de constitution de société, et vous n'aurez plus qu'à enregistrer les statuts au centre des impôts, publier votre annonce légale dans un journal habilité, et déposer le formulaire au Centre des Formalités des Entreprises (CFE). Ainsi, vous serez rapidemment immatriculés au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS) ou au Registre des Métiers (RM), et vous pourrez alors démarrer votre activité.
Faisant elle-même sa comptabilité, l'agence de domiciliation peut s'occuper de la vôtre. Vous pouvez donc externaliser votre comptabilité chez elle, en confiant la réalisation de vos obligations comptables à l'agence qui se chargera d'enregistrer et d'archiver vos factures, déclarer vos TVA mensuellement ou trimestriellement, remplir et déposer la liasse fiscale (compte de résultat, bilan et annexes) pour vous au service des impôts et des entreprises (SIE). Elle peut même faire les déclarations obligatoires auprès de l'URSSAF et établir vos fiches de paie.
Enfin, si vous avez besoin d'un bureau équipé d'un poste informatique avec les logiciels bureautiques de Microsoft Office et connexion Internet pour faire vos travaux administratifs, l'agence peut vous louer ponctuellement un bureau. Vous avez normalement accès au logiciel de traitement de texte Word, au tableur Excel, et au client de messagerie Outlook pour la consultation et l'envoi de vos e-mails. Elle peut aussi vous proposer la location de salle pour la réception de vos clients, l'organisation des réunions ou d'assemblée générale. Les salles sont équipées d'une grande table avec chaises et d'un paperboard ou tableau blanc avec marqueurs. Un rétroprojecteur peut être mis à votre disposition. Les tarifs de location de bureau ou de salle sont forfaitaires et dépendent de la capacité demandée (1 personne, 2 personnes, ou plus) et de la durée d'occupation prévue : 1 heure, 2 heures, demi-journée, ou à la journée. Les bureaux et les salles peuvent également être réservées à l'avance, sous réserve de disponibilité.
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